Tips Mengoptimalkan Payroll Software untuk Sistem Penggajian Karyawan

Ilustrasi (Foto: Unsplash)

Uzone.id - Tidak peduli seberapa besar atau kecil perusahaan Anda, penggajian adalah pekerjaan yang kompleks. Ada banyak komponen penggajian yang harus diurus seperti gaji pokok, tunjangan, pajak, uang lembur, bonus, dan lain-lain.

Tak sedikit perusahaan yang menggunakan payroll software. Akan tetapi, bukan berarti sistem penggajian karyawan di perusahaan Anda tidak dapat disederhanakan dan dioptimalkan.

Berikut ini adalah lima tips sederhana yang dapat Anda implementasikan untuk mengoptimalkan sistem penggajian karyawan di perusahaan Anda.

Tentukan Tanggal Penggajian yang Tepat

Metode penghitungan gaji di setiap perusahaan beragam, ada yang berdasarkan harian, mingguan, dan bulanan. Beberapa perusahaan bahkan menerapkan beberapa metode penghitungan gaji sekaligus, misalnya gaji karyawan tetap dihitung per bulan dan gaji karyawan kontrak dihitung per hari atau per jam.

Apapun metode penggajian yang perusahaan Anda gunakan, sebaiknya Anda tetap menggaji seluruh karyawan Anda pada waktu yang sama.

Tentukan tanggal penggajian yang paling cocok diterapkan di perusahaan Anda. Entah itu di awal atau akhir bulan, pastikan Anda dan staf HRD Anda memiliki waktu yang cukup untuk menghitung gaji setiap karyawan.

Asah Kemampuan Staf HRD Melalui Pelatihan

Supaya sistem penggajian karyawan di perusahaan Anda berjalan secara optimal, Anda perlu memastikan bahwa staf HRD Anda kompeten untuk mengelola gaji. Staf HRD yang kurang terampil dan profesional dapat menyebabkan ketidakakuratan dalam penghitungan gaji, sehingga dapat merugikan perusahaan.

Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk untuk memaksimalkan kemampuan staf HRD Anda melalui berbagai pelatihan. Dekatkan juga mereka pada teknologi terkini yang memberikan cara-cara sederhana dan terkini dalam mengelola gaji karyawan.

Sesuaikan Gaji Karyawan dengan Kinerja Mereka

Sebagian besar perusahaan biasanya menerapkan kenaikan gaji karyawan setidaknya satu kali dalam setahun. Kenaikan gaji karyawan ini sering memusingkan pemilik bisnis dan staf HRD, sebab masing-masing karyawan tidak mungkin mendapatkan kenaikan gaji yang sama.

Untuk memudahkan penyesuaian kenaikan gaji di perusahaan Anda, sebaiknya Anda ukur terlebih dahulu pencapaian masing-masing karyawan.

Agar lebih mudah melihat kinerja karyawan dan menyesuaikannya dengan gaji mereka, pertimbangkan untuk menggunakan payroll software yang lengkap.

Alokasikan Anggaran untuk Bonus & THR Karyawan

Setiap perusahaan tentu sudah mengetahui bahwa mereka harus mengalokasikan anggaran untuk membayar bonus dan THR karyawan. Akan tetapi, tidak jarang pengalokasian ini dilakukan secara mendadak, sehingga manajemen sangat kerepotan menjelang hari pembagian bonus & THR.

Untuk menghindari skenario tersebut, Anda sebaiknya menyiapkan anggaran untuk THR dan bonus karyawan semenjak jauh hari, setidaknya satu bulan sebelum waktu pendistribusiannya. Ini akan memudahkan Anda mengontrol pengeluaran perusahaan Anda juga.

Dengan payroll software, bonus dan THR untuk setiap karyawan dapat dihitung secara otomatis, sehingga Anda tidak perlu repot menghitungnya secara manual menggunakan banyak kertas atau spreadsheet.

Tinggalkan Sistem Penggajian Karyawan Manual

Selain rentan terhadap kesalahan, penggajian yang dikelola secara manual juga menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Selain itu, slip gaji yang berupa kertas juga mudah hilang dan rusak. Oleh karena itu, sebaiknya Anda mulai meninggalkan sistem penggajian karyawan manual dan beralih ke sistem penggajian karyawan otomatis.

Payroll software membantu mengotomatiskan penghitungan dan pembayaran gaji, lembur, bonus, dan THR karyawan. Dengan sistem ini, staf HRD juga dapat menghitung pajak (PPh 21) karyawan tetap dan tidak tetap secara otomatis.

Sistem penggajian karyawan otomatis memberikan tingkat akurasi dan keamanan data yang tinggi, sehingga Anda tidak perlu khawatir mengenai kesalahan pada penghitungan gaji. Laporan penggajian dapat dibuat hanya dalam hitungan detik dan karyawan Anda dapat menerima slip gaji mereka secara elektronik.

Pengertian Payroll dan Manfaatnya

Apakah Anda belum mengetahui apa itu Payroll ? Payroll merupakan sebuah sistem administrasi untuk penggajian yang perusahaan butuhkan yang dapat digunakan secara rutin baik mingguan atau bulanan. Sistem ini sangat membantu pihak perusahaan untuk mengelola segala macam administrasi yang berhubungan dengan penggajian para pegawai.

Sistem ini tergabung ke dalam HRIS atau Human Resource Information System. Dengan software ini, perusahaan khususnya HR (Human Resource) dapat dengan mudah menghitung gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan berdasarkan perhitungan data jam kerja atau kehadiran yang terintegrasi ke dalam sistem.

Selain memudahkan HR, dengan menggunakan sistem payroll, hasil yang ada dapat keluar dengan tepat. Jika terjadi kesalahan, baik perusahaan atau karyawan akan mengalami rugi. Secara otomatis, menggunakan sistem ini juga bisa menghitung gaji baik mingguan/bulanan, lembur, pph 21, BPJS dan tunjangan-tunjangan lainnya. Sudah seharusnya perusahaan menggunakan sistem payroll. Adapun manfaat lain yang sangat berguna jika menggunakan software ini.

Manfaat Payroll Software

Perusahaan akan menekankan pengeluaran untuk biaya gaji karyawan dan juga meminimalisir terjadinya kesalahan dengan menggunakan payroll software. Sistem ini sangat membantu perusahaan yang memiliki karyawan dalam jumlah besar. Sistem ini bisa berfungsi dengan baik dalam jangka waktu yang panjang. Perusahaan akan mempunyai track record masing-masing karyawan yang nantinya bisa menjadi acuan untuk memberikan bonus dan lain-lain.

1. Data Lebih Mudah Disajikan

Perhitungan menggunakan software menjadi lebih muda dan praktis. Hal ini karena dengan adanya software payroll, perusahaan tidak perlu lagi mengumpulkan semua data di ms.excel. Semua data dapat terlampir menjadi satu mulai dari data karyawan, jadwal kerja (roster), lembur, cuti, gaji karyawan, absensi, pinjaman dll.

2. Menyimpan Data Secara Otomatis & Aman melalui Payroll Software

Perusahaan tidak perlu lagi menyimpan data secara manual. Ini akan memakan waktu lebih lama dan tentunya akan mengganggu serta membutuhkan banyak kertas dan penyimpanan. Menggunakan payroll software, data akan tersimpan secara otomatis dan aman. Data juga bisa dihapus sewaktu-waktu jika sudah tidak memerlukan data lagi.

3. Data Lebih Cepat Disajikan dengan Payroll Software

Pengelolaan penghitungan gaji menjadi lebih cepat dengan menggunakan aplikasi yang berkualitas sesuai dengan fungsinya. Walaupun cepat tersaji, hasil perhitungan menggunakan payroll software penggajian ini juga tepat dan terinci. Bayangkan jika perusahaan Anda memiliki banyak karyawan dan Anda masih menghitung secara manual? Ini akan membutuhkan waktu yang lama, belum lagi resiko kesalahan.

Itulah beberapa penjelasan mengenai payroll software dan manfaat yang akan perusahaan dapatkan jika menggunakan software ini.

Dalam menghitung gaji memang perlu ketelitian untuk menghindari terjadi resiko kerugian tetapi juga memerlukan kecepatan dalam menyajikan data gaji karyawan. Maka perlu adanya teknologi untuk mempermudah divisi HR dalam bekerja. Untuk itu kami sangat menganjurkan untuk menggunakan payroll software dari Talenta by Mekari.